Definition eines kollaborativen DMS einfach erklärt.

Das Bauwesen ist ein komplexer Bereich, der die Koordination und Zusammenarbeit vieler Akteure erfordert, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Dokumente und Informationen sind das Herzstück dieser Zusammenarbeit, und ihre effektive Verwaltung kann den Unterschied ausmachen. Aus diesem Grund ist das elektronische Dokumentenmanagement (EDM) zu einer unumgänglichen Lösung für die Akteure im Bauwesen geworden. 

Was ist ein EDM?

Das Akronym EDM steht für Electronic Document Managementund bezeichnet eine Software zur Online-Verwaltung von Dokumenten. Einfach ausgedrückt: Ein DMS hat die Aufgabe, alle Dokumente der an Ihren Projekten beteiligten Akteure (MOA, MOE, BET, Architekten, Subunternehmer, ...) zu speichern, zu verwalten und gemeinsam zu nutzen. Ein DMS ist in erster Linie eine organisierte und sichere Online-Speicherung von Dateien und Daten, die für Projekte geeignet ist.

Die elektronische Dokumentenverwaltung ist ein entscheidendes Instrument in allen Unternehmen, das eine rigorose Organisation der Dokumentation ermöglicht. Dieser bemerkenswerte Speicherplatz übertrifft die herkömmliche Software zur Ablage und Archivierung von Dokumenten, die wir alle kennen. Mit anderen Worten: DMS ist ein Werkzeug, das speziell für die Verwaltung von Datei- und Datenströmen geeignet ist, die bei Projekten ausgetauscht werden. Andere Speicher wurden nicht für die Speicherung von Dateien und Daten in der Industrie geschaffen.

Warum ist ein kollaboratives EDM für die Baubranche notwendig?

Eine DMS-Plattform ist ein Schlüsselwerkzeug, das im Rahmen der Zusammenarbeit benötigt wird, um eine perfekte Kontrolle über die Informationen zu Baumaßnahmen zu gewährleisten. Das elektronische Dokumentenmanagement ist in der Baubranche auch unter dem Banner "Boite à Plan" bekannt. Es hat sich gezeigt, dass dieses Werkzeug den Arbeitsfluss optimieren kann und unbestreitbare Vorteile in Bezug auf Qualität, Produktivität und Fristen mit sich bringt. 

Tatsächlich werden Sie bei der Verwendung eines DMS eine Zeitersparnis feststellen können. Die über diesen Manager freigegebenen Dokumente sind sofort, einfach und in der richtigen Version verfügbar, ohne Verwechslungsgefahr und vor allem bei den berechtigten Personen dank einer feinen Verwaltung der Zugriffsrechte. 

Darüber hinaus können Sie und Ihre Mitarbeiter durch den Einsatz eines On-Premise-DMS auch flexibler mit Dokumenten umgehen, indem sie diese schnell und einfach von jedem Ort aus bearbeiten oder weitergeben können, und zwar auf sichere Art und Weise. Mit der DMS-Lösung von Axeobim bieten wir Ihnen ein vollständiges und effizientes DMS für die sichere Erstellung von Geschäftsunterlagen. Sie bietet Ihnen eine zusätzliche Kontroll- und Sicherheitsebene, die das Risiko von Datenverlusten minimiert.

Vorteile und Nutzen eines DMS bei Ihren Bau- und Renovierungsprojekten.

Die Einführung eines DMS in einem Projekt hat vor allem folgende Ziele

• Verbesserte Kommunikation: Sie können Dokumente einfach teilen, durchsuchen, mit Anmerkungen versehen und abrufen, um in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Sie und Ihre Stakeholder werden sich schneller und flüssiger austauschen können.
• Die Reduzierung von Fehlern und Verzögerungen : Durch die Zentralisierung von Dateien und die Automatisierung von Arbeitsabläufen minimieren Sie Fehler und Verzögerungen im Prozess.
• Bessere Nachvollziehbarkeit: Sie können den Fortschritt von Projekten verfolgen und jederzeit leicht auf die benötigten Informationen zugreifen. Die EDM-Plattform bewahrt die Dokumente auf, um die verschiedenen Versionen eines Dokuments besser verwalten zu können.
• Sichere Speicherung: Sensible und vertrauliche Informationen werden sicher gespeichert. Eine interne Freigabe oder die Freigabe auf einem sicheren Server minimiert das Risiko von Datenlecks.
• Die Einhaltung von Normen und Vorschriften: Sie können sicher sein, dass Sie die geltenden Normen und Vorschriften einhalten.

Wussten Sie, dass : Der Umstieg auf digitale Daten ermöglicht eine erhebliche Senkung der Bearbeitungskosten. Laut einer Studie sparen Unternehmen zwischen 20 und 50 Prozent an Papierkosten, Druckerkosten und physischen Lagerflächen. Aus Gründen des Umweltschutzes und der Kostenersparnis empfehlen wir Ihnen, das Ziel der Papierfreiheit zu erreichen. 

Wie kann man ein EDM bei seinem Bauprojekt einsetzen? 

Die Voraussetzungen

Um ein EDM von optimaler Qualität zu haben, ist es üblich, eine Reihe von Voraussetzungen zu erfüllen:

• Ein dediziertes Computersystem.

 Um ein DMS zu nutzen, benötigen Sie ein leistungsstarkes und zuverlässiges Computersystem zum Speichern, Verwalten und Weitergeben von Informationen. 

• Eine BIM-kompatible EDM-Lösung.

 Das klingt logisch, aber es ist wichtig, daran zu erinnern, dass es viele verschiedene EDM-Lösungen auf dem Markt gibt. Es ist jedoch wichtig, eine EDM-Lösung zu wählen, die von Entwicklern von BIM-Software erstellt wurde. Nur diese unterstützen BIM-Dateien wie 3D-Modelldateien, technische Spezifikationen, ect. 

• Ihr Personal schulen. 

 Es ist notwendig, klare Regeln für den Austausch von Dokumenten aufzustellen. Dazu müssen Sie die Dokumente intern, aber auch die mit einer externen Drittperson ausgetauschten Dokumente standardisieren. Schließlich sollten Sie eine zuverlässige Workflow-Verkettung festlegen.

• Eine Strategie zur Datenverwaltung muss eingeführt werden.

Es ist wichtig, eine Strategie für den effizienten und sicheren Umgang mit Daten zu entwickeln. Diese umfassen Maßnahmen, um die Integrität und Authentizität der Informationen zu wahren.  

Wie funktioniert ein elektronisches Dokumentenmanagement (EDM)?

Ein einfach zu bedienendes DMS und ein DMS, auf das Sie und Ihre Mitarbeiter gut geschult wurden und dessen Anforderungsliste befolgt wurde. Jetzt müssen Sie nur noch :

1. Daten in das EDM integrieren.
2. Verwenden Sie Metadaten (Datum, Kategorien, ect), um Dokumente, die sich auf ein Bauprojekt beziehen, zu klassifizieren und zu kategorisieren.
3. Informationen teilen, indem Sie je nach Bedarf einen schreibgeschützten oder bearbeitbaren Zugriff erlauben.
4. Suchen Sie ganz einfach nach Informationen im Zusammenhang mit einem Bauprojekt, indem Sie Stichwörter, Daten, Autoren usw. verwenden. 
5. Behalten Sie den Überblick über die Änderungshistorie eines Dokuments, was bei zukünftigen Prüfungen hilfreich sein kann.