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Signature électronique :
Le rôle essentiel du tampon pour les réponses à workflow dans un projet BTP
Le secteur du BTP est en pleine mutation digitale. Parmi les outils les plus stratégiques pour les professionnels de la construction, la signature électronique s’impose comme une solution incontournable. Accélérant la gestion des documents, optimisant les processus contractuels et améliorant la productivité, elle constitue un atout majeur pour les entreprises souhaitant moderniser leurs pratiques administratives.
Selon une étude récente, 26 % des entreprises françaises ont adopté la signature électronique depuis la crise sanitaire, et 49 % l’utilisent déjà pour signer des devis, factures et contrats. Son usage commence à s’étendre dans le secteur de la construction.
Dans cet article, nous allons explorer les bénéfices concrets de la signature électronique, mais aussi du tampon sur pdf lors d’une réponse à workflow, ainsi que les bonnes pratiques pour son adoption dans une entreprise de BTP.
Au sommaire
1. Qu'est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique, ou e-signature, est un procédé numérique qui permet à une personne de signer un document en ligne, sans besoin d’impression ou de déplacement. Elle représente l’équivalent juridique d’une signature manuscrite et est encadrée par la réglementation eIDAS au niveau européen et la loi française n°2000-230 du 13 mars 2000.
Au cœur de la digitalisation des processus, la signature électronique permet 3 actions majeures :
- ▶️ Assurer l’intégrité des documents,
- ▶️ Authentifier les signataires
- ▶️ Etablir une preuve de consentement incontestable.
Pour être efficace et sécurisée, une signature électronique doit présenter les caractéristiques suivantes :
- ▶️Authentique : Garantit l’identification certaine du signataire.
- ▶️Infalsifiable : Protège contre toute tentative d’usurpation d’identité.
- ▶️Non réutilisable : Est indissociable du document sur lequel elle est apposée.
- ▶️Inaltérable : Assure la pérennité du contenu signé.
- ▶️Irrévocable : Confirme l’engagement du signataire sans possibilité de rétractation.
Forte de ces qualités, la signature électronique simplifie et accélère la validation d’un large éventail de documents essentiels aux activités des entreprises, parmi lesquels on retrouve les contrats de travail, les devis et factures, etc…
Appliquée au secteur de la construction, la signature électronique va avoir un intérêt particulier dans les circuits de validation de documents et de plan 2D. C’est ce que nous allons voir un peu plus loin dans cet article.
2. Les différents niveaux de sécurité de la signature électronique
Forte de ces qualités, la signature électronique simplifie et accélère la validation d’un large éventail de documents essentiels aux activités des entreprises, parmi lesquels on retrouve les contrats de travail, les devis et factures, etc…
La norme eIDAS définit différents niveaux de signature électronique, chacun offrant un niveau de sécurité et de reconnaissance juridique croissant. Le choix du niveau approprié dépend de la nature du document à signer et du risque de litige associé. Une analyse des risques est donc recommandée pour déterminer le niveau adéquat.
Pour plus d’information, nous vous recommandons de lire les préconisations de france numérique sur le sujet (lien).
La signature électronique simple (niveau 1),
C’est le niveau le plus basique. Elle peut prendre la forme d’un code de carte bancaire, d’une signature manuscrite scannée ou apposée sur un document. Sa valeur juridique est limitée car elle n’offre pas de garantie quant à l’identité du signataire ni à l’intégrité du document. Elle est adaptée aux usages internes simplifiés.
La signature électronique avancée (niveau 2),
Elle est la forme la plus couramment utilisée en entreprise. Elle repose sur une clé privée, accessible uniquement au signataire, ce qui permet de l’identifier et de garantir l’intégrité du document. Dans certains cas, une vérification d’identité du signataire par le prestataire de signature électronique peut être requise. Elle est adaptée à la signature de factures, contrats de travail, compromis de vente, etc.
La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3),
Elle offre une sécurité renforcée grâce à un certificat qualifié délivré par un prestataire de confiance, après vérification de l’identité du signataire (en face-à-face ou à distance). Ce niveau est requis pour les marchés publics en France.
La signature électronique qualifiée (niveau 4),
C’est le niveau le plus élevé en termes de sécurité et de reconnaissance juridique. Elle nécessite un certificat qualifié et un dispositif de création de signature qualifié (clé USB, carte à puce, etc.) certifié. Seule cette signature a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Elle est réservée aux documents les plus sensibles (actes notariés, etc.).
3. La signature électronique appliquée au secteur de la construction et du BTP
La signature électronique est une avancée importante dans le monde de la construction car elle va permettre de:
✅ Apposer un tampon « BPE » sur des documents, ce qui permet de les identifier comme tels s’ils sont imprimés.
✅ Signer des documents avec certificat, dans le cadre de processus l’imposant (Nucléaire, Pharmacie, Aéronautique, Défense, etc…)
✅ Signer des PV de réception et comptes-rendus de réunion
✅ Valider des constats de chantier en mobilité.
Ce complément électronique est ainsi ajouté à un pdf pour indiquer qu’un utilisateur a effectué une opération de validation du document.
Ce complément est considéré en Europe (norme EIDAS) comme “signature” à minima s’il respecte le standard PADES de codification pour un pdf.
Pour respecter la réglementation, le processus de signature doit se dérouler au maximum sur le poste client.
3.1 Certificat
La signature elle-même doit être effectuée avec un certificat électronique dont le niveau de sécurisation peut varier (SES, AES, QUES pour Simple/Advanced/Qualified Electronic Signature).
Un certificat comprend:
- ✅des éléments d’identification de son propriétaire (Nom, prénom, email, et toute info utile)
- ✅des informations sur l’organisation qui a généré le certificat
Il est en principe protégé par un mot de passe connu de son seul propriétaire.
Le certificat comporte deux parties (deux fichiers) : une clef privée qui sert à signer, et une clef publique qui permet de lire la signature.
La clef publique est en général attachée au document signé pour permettre le décodage de la signature.
3.2 Tiers de confiance
C’est le terme utilisé pour qualifier une organisation délivrant des certificats, qui a été elle-même certifiée comme digne de confiance par un organisme agréé.
Les certificats délivrés par ces organisations sont reconnus juridiquement et permettent aux signatures électroniques effectuées avec ces certificats, d’avoir valeur de preuve.
4. Les avantages clés de la signature électronique dans le secteur de la construction et du BTP
En intégrant la signature électronique dans un logiciel de GED (Gestion Électronique de Documents) ou une CDE (Common Data Environment) comme AxeoBIM, les professionnels du BTP peuvent fluidifier leurs échanges contractuels et sécuriser les transactions.
4.1. Gain de temps et rapidité des processus
Les tâches administratives sont souvent chronophages. La signature électronique permet de réduire le temps de traitement des documents, évitant les allers-retours physiques et les délais postaux.
🔹 Un plan ou document BPE ou tout autre document contractuel peuvent être validés et signés en quelques minutes au lieu de plusieurs jours.
4.2. Amélioration de la productivité
Avec un processus automatisé, les entreprises du BTP peuvent répondre à plus d’appels d’offres, traiter davantage de dossiers et améliorer leur gestion commerciale.
🔹 Exemple concret : Un artisan peut envoyer ses devis et les faire signer à distance, sans avoir à rencontrer physiquement son client.
4.3. Expérience client améliorée et taux de conversion augmenté
Les clients veulent des solutions simples et rapides. Pouvoir signer un devis depuis son smartphone ou ordinateur améliore leur expérience et accélère la prise de décision.
🔹 Un devis signé rapidement a plus de chances d’être accepté !
4.4. Réduction des coûts administratifs
L’impression, l’envoi postal et le stockage physique représentent un coût important pour les entreprises du BTP.
🔹 Selon les estimations, une signature électronique permet d’économiser plusieurs milliers d’euros par an à une entreprise.
4.5. Sécurisation et conformité juridique
Contrairement aux signatures manuscrites qui peuvent être falsifiées, la signature électronique intègre un horodatage et une empreinte numérique qui garantissent l’authenticité du document.
4.6. Intégration dans un environnement numérique
La fonctionnalité de signature électronique peut être intégrée dans une GED ou une CDE, comme c’est le cas sur la plateforme AxeoBIM. Cela garantit ainsi une gestion centralisée et simplifiée des documents contractuels.
La valeur ajoutée d’AxeoBIM
-
Pouvoir apposer des tampons sur les pdf suite à un visa, avec ou sans signature électronique,
-
Compléter ce tampon par une signature électronique, répondant à la norme dans ce domaine, en utilisant un certificat électronique.
5. Comment mettre en place la signature électronique dans son entreprise ?
5.1. Identifier les documents à digitaliser
- ✅Commencez par intégrer la signature électronique aux documents récurrents :
- ✅Devis et factures
- ✅Contrats de sous-traitance
- ✅PV de réception
5.2. Choisir une solution adaptée
Sélectionnez une solution compatible avec votre logiciel métier (GED, CDE…).
5.3. Sensibiliser et former ses équipes
Adopter une nouvelle technologie nécessite d’accompagner les collaborateurs avec des formations et des guides d’utilisation.
5.4. Assurer la conformité juridique
Optez pour une solution certifiée conforme à la réglementation eIDAS et à la loi française.
6. Conclusion
La signature électronique est un levier de transformation numérique majeur pour le BTP. En réduisant les délais de traitement, en améliorant la relation client et en garantissant une sécurité optimale, elle s’impose comme une solution incontournable pour les entreprises souhaitant moderniser leur gestion documentaire.
Avec la nouvelle fonctionnalité ‘signature électronique’ d’AxeoBIM, l’intégration de la signature électronique devient un atout stratégique pour gagner en efficacité et en compétitivité. 💡🚀
AxeoBIM est un Environnement de Données Commun (EDC) et une plateforme collaborative GED et BIM complète, intuitive et modulaire au service de vos projets de construction et de votre patrimoine.
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