La construction est un domaine complexe qui nécessite la coordination et la collaboration de nombreux acteurs pour mener à bien un projet. Les documents et les informations sont au cœur de cette collaboration, et leur gestion efficace peut faire la différence. C’est pourquoi, la gestion électronique de documents (GED) est devenue une solution incontournable pour les acteurs de la construction. 

Qu’est ce qu’une GED ?

L’acronyme GED signifie Gestion Électronique de Document, il désigne un logiciel de gestion en ligne. Pour faire simple, une GED a pour mission de stocker, gérer et partager l’ensemble des documents des protagonistes impliquées dans vos projets (MOA, MOE, BET, Architectes, sous traitants,…). La GED, c’est principalement un endroit de stockage organisé et sécurisé de fichiers et de données en ligne adapté aux projets.

La gestion électronique de document est un outil crucial dans toutes les entreprises qui permet une organisation rigoureuse de la documentation. Cet espace de stockage remarquable surpasse les logiciels de classement et d’archivage de documents classiques, que l’on connait tous. En d’autres termes, la GED est un outil spécifiquement adapté à la gestion de flux de fichiers et données échangés lors de projets. Quant aux autres espaces de stockage, ils n’ont pas été créé dans le but de stocker des fichiers et des données liés au secteur.

Pourquoi une GED collaborative est-elle nécessaire pour les acteurs de la construction?

Une plateforme GED est un outil clé nécessaire dans le cadre d’un travail collaboratif pour garantir une parfaite maîtrise des informations sur les opérations de construction. La gestion électronique de document est également connue dans le monde de la construction sous la bannière de « Boite à Plan ». Déjà utilisé par de nombreux acteurs de la construction, il s’est avéré que cet outil permet d’optimiser les flux de travaux et apporte des bénéfices incontestables en matière de qualité, productivité et délais. 

En effet, en utilisant une GED vous pourrez constater un gain de temps. Les documents partagés sur ce gestionnaire sont disponibles immédiatement, facilement et à la bonne version, sans confusion possible et surtout auprès des personnes autorisées grâce à une gestion fine des droits d’accès. 

De plus, en utilisant une GED sur site (on-premise), vous et vos collaborateurs pouvez être également plus flexibles dans la gestion des documents, en les modifiant ou en les partageant rapidement et facilement de n’importe quel endroit en toute sécurité. Avec la solution GED d’Axeobim, nous vous proposons une GED construction sécurisé complete et efficace de la documentation métier. Elle vous offrira un niveau de contrôle et de sécurité supplémentaire qui minimisera les risques de fuites de données.

Les avantages et bénéfices d’une GED dans vos projets de construction et rénovation.

La mise en place d’une GED au sein de projet à pour principal objectif :

• L’amélioration de la communication : Vous pourrez facilement partager, consulter, annoter et récupérer des documents pour un échanges collaboratif en temps réel. Vo parties prenante et vous même aurez des échanges plus fluides et rapides.
• La réduction des erreurs et des retards : En centralisant les fichiers et en automatisant les workflows, vous minimisez les erreurs et les retards dans le processus.
• Une meilleure traçabilité : Vous pouvez suivre l’avancement des projets et accéder facilement aux informations nécessaires à tout moment. La plateforme GED conserve les documents pour mieux gérer les différentes versions d’un document.
• Un stockage sécurisé : Les informations sensibles et confidentielles sont stockées en toute sécurité. Un partage en interne ou sur un serveur sécurisé minimise les risques de fuites de données.
• Le respect des normes et des réglementations : Vous pouvez être sûrs de respecter les normes et les réglementations en vigueur.

Le saviez vous : Le passage au numérique permet une réduction des coûts de traitement non négligeable. Selon une étude, les entreprises font entre 20 à 50% d’économie de frais de papier, de coût due aux imprimantes et au zone de stockage physique. Pour l’environnement mais également dans le but de faire des petites économies nous vous conseillons d’atteindre un objectif Zéro papier. 

Comment utiliser une GED sur son projet de construction ? 

Les prérequis

Pour avoir une GED de qualité optimale, il est d’usage de remplir un certain nombre de prérequis  :

• Un système informatique dédié.

 Pour utiliser une GED vous aurez besoin d’un système informatique performant et fiable pour stocker, gérer et partager les informations. 

• Une solution GED compatible BIM.

 Cela paraît logique, mais il est important de rappeler qu’il existe de nombreuses solutions GED sur le marché. Cependant, il est important de choisir une solution GED créée par des développeurs de logiciel BIM. Seul ces derniers prennent en charge des fichiers BIM tels que les fichiers de modèles 3D, les spécifications techniques, ect. 

• Former son personnel. 

 Il est nécessaire d’établir des règles claires d’échange de documents. Pour cela vous devez normaliser les documents en interne mais également ceux échangés avec une personne tierce externe. Enfin, définir un enchaînement de workflow fiable.

• Une stratégie de gestion de données doit être mise en place.

Il est important de mettre en place une stratégie pour gérer les données efficacement et en toute sécurité. Celles-ci comprennent des mesures pour préserver l’intégrité et l’authenticité des informations.  

Comment fonctionne une gestion électronique de documents (GED) ?

Une GED simple d’utilisation et un GED sur laquelle vos collaborateurs et vous-même ont bien été formés et dont la liste de prérequis a bien été suivi. Maintenant, il vous suffira de :

1. Intégrer les données dans la GED.
2. Utilisez des métadonnées (date, catégories, ect) pour classer et catégoriser les documents liés à un projet de construction.
3. Partager les informations en autorisant un accès en lecture seule ou en modification selon vos besoins.
4. Recherchez facilement les informations liées à un projet de construction en utilisant des mots-clés, des dates, des auteurs, ect. 
5. Gardez une trace de l’historique des modifications apportées à un document, ce qui peut être utile pour les audits futurs.