Optimiser vos projets de construction avec
une plateforme collaborative GED

Publié le 17 Mai 2023

La construction est un domaine complexe qui nécessite la coordination et la collaboration de nombreux acteurs pour mener à bien un projet.

En tant que professionnel du bâtiment, vous faites certainement face à des enjeux importants pour la numérisation de vos projets et la mise en place du processus BIM (Building Information Modeling)

L’expertise apportée par les spécialistes du BIM que sont les AMOs (Assistants à la Maîtrise d’Ouvrage) ou les BIM managers est fortement recommandée. Il vous faut aussi vous équiper en outils numériques pour gérer, stocker et partager efficacement tous les documents et maquettes 3D liés à votre projet. On parle alors de Gestion Electronique de Document (GED).

La GED est souvent connue dans le monde de la construction sous la bannière de « Boite à Plan ». Déjà utilisée par de nombreux acteurs de la construction, elle permet d’optimiser les flux de travail et apporte des bénéfices incontestables en matière de qualité, productivité et délais.

Nous allons voir comment une plateforme collaborative GED peut vous aider à gérer vos projets de construction de manière plus efficace et plus durable.

La GED : un socle solide pour vos projets de construction en BIM

Pas toujours facile de s’y retrouver dans cette multitude d’acronymes et de termes techniques (logiciel BIM, CDE, plateforme collaborative GED, ISO 19650…)
Nous avons, à ce titre, un glossaire à votre disposition pour y voir plus clair.

Cependant, ce que l’on peut dire, c’est que pour bien débuter un projet avec le processus BIM, il faut avant tout se doter d’une GED solide et adaptée au secteur de la construction (convention BIM, circuit de validations, norme ISO 19650…).

Une GED, qu'est ce que c'est ?

Une GED (Gestion Électronique de Document) désigne un logiciel de gestion en ligne (Saas) qui permet de stocker, piloter et collaborer sur l’ensemble des documents créés par des acteurs d’un projet de construction ou de rénovation.

GED AxeoBIM

Stocker sereinement l’ensemble de vos documents

La GED, c’est avant tout une plateforme en ligne (ou Saas) avec un stockage sécurisé de tous les fichiers dont a besoin un projet de construction. Les plateformes GED comme AxeoBIM sont dotées de capacités de stockage importantes, rapides et sécurisées pour un gain de temps et une sécurité maximum.

De plus, une GED spécialisée dans la construction peut lire tous les principaux formats de fichiers et maquettes 3D, qu’ils soient ‘OpenBIM’ comme le format IFC (porté par l’association Buildingsmart France ou des formats natifs d’outils de modélisation et de gestion des collisions comme Revit, Navisworks, DWG,…

Piloter efficacement votre équipe projet

La plateforme GED doit permettre un pilotage très fin des droits d’accès afin de garantir que tous les membres de l’équipe de projet accèdent aux bonnes informations et uniquement à celles dont ils ont besoin.

Une GED efficace doit disposer aussi de fonctionnalités qui vont aider le chef de projet dans la gestion numérique des documents.

On peut citer par exemple :

– L’historique (versioning) à la fois des documents et leurs métadonnées rattachées

– Un outil de recherche de documents

– Un tableau de bord (gestion des tâches, suivi des documents de leur complétion…)

– Des listes prévisionnelles de documents attendus

– Un système de notification paramétrable

Partager/ Collaborer

Un logiciel GED est un outil clé dans le cadre d’un travail collaboratif afin de garantir une parfaite maîtrise des informations sur les opérations de construction. Durant toutes les phase de la construction, le chef de projet et le maître d’ouvrage doivent avoir la meilleure visibilité et traçabilité possible des échanges avec tous les acteurs du projet (bureau d’études, maîtrise d’œuvre, bureau de contrôle, sous-traitants…).

Une des fonctions phares de la GED, est le circuit de validation des documents. Celui-ci est essentiel, car il permet de paramétrer un processus de validation (VISA) efficace et garantir que les bonnes personnes puissent être notifiées et viser les documents au bon moment.

Les bénéfices de la GED

La plateforme GED, une fois adoptée par tous les acteurs de votre projet, vous apporte des bénéfices non-négligeables :

1. Amélioration de la collaboration : vous pourrez facilement partager des documents et des informations, ce qui permet une meilleure collaboration entre les différents intervenants sur un projet.

2. Réduction des erreurs et des retards : en centralisant les informations et en automatisant les circuits de validation (ou workflows), vous pourrez minimiser les erreurs et les retards dans le processus de construction.

3. Meilleure traçabilité : vous pourrez suivre l’avancement des projets et accéder facilement aux informations nécessaires à tout moment, ce qui contribue à une meilleure transparence et à une meilleure planification. Grâce à la GED, les utilisateurs ne perdent plus de temps à envoyer des emails, à essayer de retrouver leurs documents ou bien vérifier qu’ils disposent de la bonne version.

4. Stockage sécurisé et souverain: les informations sensibles et confidentielles sont stockées en toute sécurité, ce qui minimise les risques de fuites de données. La redondance des données (Tier III) permet de récupérer les données en cas de défaillance physique d’un serveur. Idéalement, les données doivent être hébergées dans les pays du client afin de garantir leur souveraineté.

5. Respect des normes et des réglementations : vous pourrez être sûrs de respecter les normes et les réglementations en vigueur en utilisant une GED performante. Le processus BIM, même s’il n’est pas imposé systématiquement, va devenir incontournable. Utiliser une GED, qui respecte le cahier des charges de la convention BIM, est ainsi gage de qualité. La norme ISO 19650, quant à elle, commence à faire son chemin, car elle est basée sur un système de statut des documents qui permettra de mieux identifier les documents en fonction de leur avancée. AxeoBIM est déjà pionnier sur le sujet avec une GED compatible avec la norme ISO 19650.

Quels pré-requis pour mettre en place une plateforme collaborative GED ?

Un système informatique dédié.

Pour utiliser une GED, vous aurez besoin d’un système informatique performant et fiable pour stocker, gérer et partager les informations liées à votre projet de construction.

Chez AxeoBIM, nous disposons d’ailleurs d’un large choix d’hébergements en France et en Suisse et qui garantissent un niveau élevé de sécurité (ISO 27001, Tier III).

Une solution GED compatible BIM.

Il existe de nombreuses solutions GED sur le marché. Cependant, il est important de choisir une solution GED qui propose aussi des solutions BIM. La GED dans la construction est intimement liée à la gestion des documents, mais aussi de la donnée autour des maquettes 3D. Il est donc important qu’une GED puisse être compatible avec des fonctionnalités BIM (visionneuse de plan 2D et maquettes 3D, gestion des annotations et observations, gestion de la donnée des maquettes…).

La formation de l’équipe projet.

C’est certainement un des plus grands défis pour le chef de projet. C’est d’ailleurs la barrière principale de l’adoption de nouveaux outils numériques ou de nouveaux processus de travail.

Il est donc primordial d’établir des règles claires d’échange de documents, de normaliser les documents en interne, mais également ceux échangés avec une personne tierce externe et de définir un enchaînement de workflow fiable. Un AMO (Assistant à la Maîtrise d’Ouvrage) ou un BIM manager joue un rôle important dans l’adoption des processus BIM et des plateformes de collaboration GED et autres outils BIM.

Il ne faut pas non plus négliger la formation à une plateforme GED ainsi qu’un support dédié afin de s’assurer de la bonne adoption et de la bonne utilisation des fonctionnalités de la plateforme GED.

Une stratégie de gestion de données

Il est important de mettre en place une stratégie pour gérer les données efficacement et en toute sécurité, comprenant des mesures pour préserver l’intégrité et l’authenticité des informations.

Vous êtes prêt à vous lancer dans l’utilisation d’une plateforme GED ? N’hésitez pas à nous demander une démonstration.